杭州市临平区老年人体育协会

文档管理制度

为使区老年体协公文及各类资料处理工作规范有序,根据有关公文处理条例和老年体协工作实际,特制定本规定。
    一、文件拟发
    1、拟稿:原则上按工作职责分工,由相关责任人负责起草有关文件。
    2、审核:一般文件由秘书长负责审核签发；重要文件由主席审定签发。签发稿即为打印稿,不宜随意改动;确需更改的,应征得签发领导的认可。
    3、登记编号:经领导签发的文件,交文书登记、编号后方可印发。

4、凡报送上级老年体协、相关部门或领导的重要文稿、材料,均应送秘书长、主席审阅。
    二、来文处理
    1、签收登记:由文书负责来文签收、登记。参加有关会议带回的属应归档的文件、资料,会后均应交文书登记存档。
    2、送阅:由文书分送传阅。为防文件遗失,一般要求文件送到当天即阅毕。如工作需要,可复印给相关同志留存备查。原件及时送回文书存档。
    三、档案管理
    1、基本要求
    妥善保管老体工作各项资料,按内容分类立卷归档,确保“做过的工作不要扔掉,需要的时候能够找到”。
    2、归档范围
    一是各级党委、政府关于老年体育工作的文件,上级老年体协和市、区体育部门相关文件、材料、简报。
    二是区老年体协的资料,包括各类活动、文件、会议、统计报表、计划、总结、简报、新闻媒体的宣传报道等各类文字资料及图片、录像等资料。
    三是基层老年体协上报的材料和统计报表。
    四是与老年体协相关的其它重要材料。
    3、建档职责
    原则上实行谁分管谁建档,明确职责,专人管理,专柜存放,妥善保存。

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